So soll es sein: „Mit dem Serviceportal bin ich zufrieden, es ist übersichtlich und simpel gestaltet, sodass ich mich gut auskenne“, schreibt uns Philipp Kiendl, der über die Bonuswelt, die exklusiv Serviceportal-Nutzern zur Verfügung steht, ein Paket mit Produkten von HiPP gewonnen hat. „Seit dem letzten Happy- together-Magazin weiß ich auch über die Anliegenstellen-Funktion Bescheid, die ich wirklich praktisch finde, weil man schnell und einfach Informationen weitergeben kann.“ Die Rückmeldung von Philipp Kiendl nehmen wir zum Anlass, um auf weitere Fragen und Hinweise, die uns über unterschiedliche Kanäle erreichen, einzugehen. Einer dieser Kanäle war die im Frühjahr 2024 durchgeführte Trendumfrage unter den Bewohnern. Bei dieser erzielte das Serviceportal mit 2,96 von 4 Punkten eine hohe Gesamtzufriedenheit, über die wir uns natürlich sehr freuen. Darüber hinaus gab es hier auch die Möglichkeit, ein Feedback und offene Antworten zu geben.
First things first
Einige Bewohner gaben Probleme mit der Verknüpfung ihrer Objekte an, weil sie keinen sogenannten Token hatten. Hier genügt eine E-Mail an serviceportal@bwsg.at, der Token wird zugeschickt. Dieser befindet sich aber auch auf der Vorschreibung. Und ein Satz zur grundsätzlichen Idee des Serviceportals: Es dient ausschließlich der digitalen Immobilienverwaltung für bestehende Vertragsverhältnisse für Wohnungen oder Stellplätze. Wer eine Wohnung sucht, sei auf die Immobiliensuche auf der neuen Website verwiesen. Über Filter können eine passende Wohnung oder ein Stellplatz gesucht und direkte Anfragen an unseren Vertrieb zu jedem freien Objekt gestellt werden. Eine weitere Mieterin, die erst kurz zur BWSGGemeinschaft gehört, wünscht sich eine generelle Anleitung. Diese ist auf der Startseite des Serviceportals unter Benutzeranleitung zu finden und steht auch zum Download zur Verfügung.
Online geht es schneller
Selbstverständlich steht es jedem Bewohner frei, sich telefonisch oder per E-Mail an die Immobilienverwaltung zu wenden. Wer es vorzieht, alle Anliegen auf einer Oberfläche einsehen und den Status ihrer Bearbeitung nachvollziehen zu können, dem bietet das Serviceportal eine rasche und unbürokratische Kommunikation und eine strukturierte Dokumentation aller Unterlagen. Auch ihren zuständigen Immobilienverwalter und die Kontaktdaten zur Mietenbuchhaltung können die Bewohner im Portal jederzeit nachlesen. Mieter Erwin Smutny schätzt und nutzt die Möglichkeit, eine Übersicht über alle anfälligen Angelegenheiten und Nachrichten zu haben, und bestätigt, dass die Kommunikation mit dem zuständigen Sachbearbeiter auf diesem Weg „einfach und komplikationslos vonstattengeht“. Am häufigsten nutze er das Serviceportal, um die aktuelle Vorschreibung oder die Jahresabrechnung einzusehen. Unter dem Navigationspunkt Einheiten sind alle Anliegen, die ein Bewohner einbringt, chronologisch gespeichert. Der Status der Bearbeitung – z. B. eine Genehmigung für den Umbau eines Badezimmers – ist ebenfalls angegeben.
Alle Einheiten in einem Account
Einige Bewohner hatten Anfragen bezüglich der Verknüpfung mehrerer Einheiten. Das Serviceportal ist so programmiert, dass sowohl mehrere Wohnungen als auch Stellplätze in einem Nutzeraccount verknüpft werden können. Jedes Objekt hat einen eigenen Code. Unter dem Menüpunkt Einheiten können diese Codes im Feld „Im Kundeportal mit Ihrer Wohnung einziehen“ eingegeben werden. Damit ist eine Wohnung, ein Stellplatz im Freien oder ein Garagenplatz in einem Account administrierbar.
Auf Benutzerfreundlichkeit legen wir großen Wert. Daher liegt es auf der Hand, dass unsere Bewohner nicht ständig nachschauen müssen, ob etwas Neues im Serviceportal für sie hinterlegt ist. Wie auch bei digitalen Systemen der öffentlichen Hand oder von Versicherungen üblich, erhält ein User eine Benachrichtigung per E-Mail, sobald ein neues Dokument, ein Termin oder eine Antwort auf ein Anliegen zur Verfügung steht und kann situationsbezogen im Portal einsteigen und die Informationen einsehen.
