Das Zuhause der BWSG-Bewohner:innen erhält ein digitales Daheim für registrierte Kunden. Unter daheim.bwsg.at können Mieter und Eigentümer von Wohnungen, Garagen oder Geschäftslokalen ihre Betriebskostenabrechnung einsehen, ihre direkte Ansprechpartner:in kontaktieren oder ihre Adresse ändern – um nur einige Beispiele zu nennen. Termine für die nächste Hausversammlung oder wann der Sperrmüll abgeholt wird, finden die Bewohner:innen ebenfalls im Serviceportal. Relevante Informationen kommen per E-Mail oder Push-Nachricht aufs Handy. Damit ist sichergestellt, nichts zu versäumen.
Ein umfangreicher Frage-und-Antwort-Katalog deckt praktisch alle wohnungs- oder objektbezogenen Themen ab: Von der Frage, ob Haustiere erlaubt sind, über die Voraussetzungen, eine geförderte Wohnung zu beantragen, bis hin zu den Kosten für einen Garagenplatz ist alles übersichtlich aufgelistet. Die Formulare, die für die verschiedenen Themenstellungen nötig sind, stehen zum Download bereit.
Auf kurzem Weg
Das digitale Serviceportal der BWSG hat rund um die Uhr offen. Registrierte Kunden:innen sind damit nicht mehr an Bürozeiten gebunden. Sie können ihre Anliegen vorbringen, wann immer sie auftreten, und ihre direkte Ansprechpartner:in kontaktieren, anstatt eine allgemeine E-Mail-Adresse anzuschreiben oder zum Telefon greifen zu müssen. Nora Schwarz, Leiterin Immobilienverwaltung: „Durch die Implementierung eines Ticketsystems ist es uns möglich, auf Anliegen unserer Kund:innen häufig binnen eines Werktages zu reagieren, und wir können die Anfragen eindeutig zuordnen.“ Die Bewohner:innen wüssten zu jedem Zeitpunkt, in welchem Bearbeitungsstatus sich ihre Anfrage befindet. „Weil wir Routinetätigkeiten durch das Serviceportal rascher abwickeln, gewinnen wir Zeit für die direkte Kommunikation und persönliche Betreuung unserer Kund:innen – etwa bei Wohnungsbegehungen oder in Eigentümerversammlungen“, sagt Schwarz.
Mit daheim.bwsg.at geht die BWSG einen weiteren Schritt in Richtung Digitalisierung. Unbürokratisch und ohne lange Wege können die Bewohner:innen ihre Immobilienverwaltung informieren. „Im Serviceportal erhalten unsere Kund:innen auf Abruf Einsicht in verrechnungsrelevante Dokumente und haben ihre Vorschreibungen, Abrechnungen und Einzahlungen aufgrund des digitalen Kontoauszugs immer im Blick“, erklärt Frank Jakl, Leiter der Finanzabteilung. Mittels vorgefertigter Formulare können diverse Anliegen wie z. B. die Erteilung oder Änderung eines SEPA-Lastschrift-Mandats oder ein Ansuchen auf Wohnbeihilfe unkompliziert beantragt werden. „Damit stellen wir sicher, dass wir alle Informationen erhalten, die wir benötigen, und können diese Informationen eindeutig den jeweiligen Bewohner:innen zuordnen“, sagt Jakl. E-Mail-Anfragen, in denen der vollständige Name oder die Adresse des Objekts fehlen und daher nur mit Rechercheaufwand beantwortet werden können, gehören damit der Vergangenheit an.
Nachhaltig und datenbasiert
Die Digitalisierung der Immobilienverwaltung bringt aber noch einen weiteren Vorteil: Erstmals ist es möglich, tagesaktuell zu analysieren, zu welchen Themen und in welchen Objekten die meisten Anfragen hereinkommen. Wie lange die Bearbeitung von Anfragen dauert. Ob es bestimmte Zeiten im Jahr gibt, in denen sich Anfragen häufen. Diese Daten dienen als Basis für fundierte Entscheidungen – etwa, wenn es um Sanierungen geht. „Wir servicieren mit dem neuen System nicht nur die externen Kund:innen, sondern auch die internen, sprich die Sachbearbeiter:innen“, ergänzt Kevin Kresa von der Digitalisierungsabteilung. „Seit Mai 2021 sind knapp 3.200 Tickets eingegangen, rund 88 Prozent sind inzwischen abgearbeitet.“
Dass die BWSG mit der Plattform einen Beitrag zu einer umweltbewussten Immobilienverwaltung leistet, senkt auch die Kosten. Jakl beziffert das Einsparungspotenzial an Versandkosten mittelfristig mit einem fünfstelligen Betrag. Pro Jahr verschickt die BWSG rund 60.000 Briefe an ihre Kund:innen – konkret zwei Vorschreibungsbriefe sowie die Jahresabrechnung. Jakl: „Wenn wir alle gemeinsam auf das Portal umsteigen, können wir bis zu 140.000 Seiten Papier pro Jahr sparen. Dies entspricht einer Fichte mit mehr als 25 Metern Höhe.“ Jeder User, der sich im Serviceportal registriert, trägt damit aktiv zum Schutz der Umwelt bei.
Registrieren und Serviceportal nutzen
Um von den Vorteilen der digitalen Immobilienverwaltung zu profitieren, müssen sich Mieter :innen und Eigentümer:innen auf daheim.bwsg.at registrieren. Mit der Vorschreibung erhalten die Kund:innen einen eindeutigen QR-Code, mit dem sie ihre Wohnung, ihren Garagenplatz oder ihr Geschäftslokal und damit all ihre Daten, die sich auf ihr Objekt beziehen, verknüpfen. Den Code können BWSG-Kund:innen auch über die E-Mail-Adresse serviceportal@bwsg.at anfordern – unter Angabe ihres Vor- und Nachnamens, ihrer Wohnadresse und der E-Mail-Adresse, mit der sie sich registriert haben. Bisher haben sich rund 9.200 BWSG-Kund:innen angemeldet und ihre Daten verknüpft. „Die Möglichkeit, seine Daten rasch und einfach ändern zu können, wird von unseren Usern gerne genutzt. Die Kommunikation wird durch das neue Serviceportal deutlich verbessert“, weiß Vertriebschef Martin Korbutt. „Die Reaktionen der bisherigen Benutzer:innen sind durchwegs sehr positiv – sowohl in Bezug auf die Bandbreite der digitalen Services, die wir anbieten, als auch bezüglich Benutzerfreundlichkeit. Wir gehen daher davon aus, dass der Großteil unserer Kund:innen mittelfristig in der digitalen Immobilienverwaltung daheim sein wird.“
So können BWSG-Bewohner:innen das neue Serviceportal aktivieren
Alle Mieter:innen und Eigentümer:innen einer Wohnung oder eines Stellplatzes in einem Objekt der BWSG können die Vorteile der digitalen Immobilienverwaltung nutzen. Voraussetzung dafür sind die Registrierung und die Verknüpfung ihrer Daten sowie die Zustimmung, die Vorschreibung per SEPA-Lastschrift abzubuchen. Die Registrierung erfolgt über einen Webbrowser am PC, Smartphone oder Tablet unter daheim.bwsg.at.
Mit E-Mail-Adresse und Passwort können sich die Bewohner:innen registrieren. Knapp ein Viertel aller Benutzer:innen meldet sich über den Facebook- bzw. Google-Account an. Um den vollen Umfang der Vorteile zu genießen, müssen die Kund:innen ihre Wohneinheit via einmaligem Code verknüpfen. Den persönlichen QR-Code finden die Bewohner:innen auf ihrer Vorschreibung. Sie können diesen Code auch über serviceportal@bwsg.at anfordern.
